Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin visa, bạn có 2 cách để nộp visa Bỉ đó là nộp trực tiếp tại Đại sứ quán Bỉ (với visa dài hạn) và Trung tâm tiếp nhận thị thực Bỉ chính thức tại Việt Nam – VFS Global (visa ngắn và dài hạn).
Các bước làm hồ sơ xin visa Bỉ:
Bước 1: Lựa chọn loại thị thực phù hợp
Bước đầu tiên là xác định loại thị thực mà bạn cần nộp hồ sơ, và kiểm tra liệu bạn có đủ điều kiện để nộp cho loại này hay không.
Bạn cũng cần biết các loại giấy tờ mà mà quý khách cần nộp trong bộ hồ sơ của mình thời gian xét duyệt hồ sơ và các loại phí mà quý khách cần phải trả.
Mỗi bộ hồ sơ phải đáp ứng các hướng dẫn tương ứng cho loại thị thực mà bạn dự định nộp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Khi đã sẵn sàng, bạn điền Tờ khai xin thị thực và sắp xếp các giấy tờ theo danh sách yêu cầu.
Lưu ý tờ khai xin visa Bỉ phải được điền trước khi bạn đặt lịch hẹn. Thông tin trong tờ khai cần đảm bảo chính xác và trung thực.
Bước 3: Chọn Trung tâm tiếp nhận thị thực phù hợp và đặt lịch hẹn
Sau khi bạn hoàn thành đơn xin thị thực,bạn cần phải đặt lịch hẹn để nộp hồ sơ và lấy sinh trắc học tại Trung Tâm.
Bạn sẽ nhận được thư điện tử xác nhận lịch hẹn kèm theo giấy xác nhận lịch hẹn sau khi hoàn tất quy trình đặt lịch hẹn.
Nếu bạn đi cùng gia đình hoặc đi theo nhóm cần phải đặt lịch hẹn cho từng cá nhân của gia đình hoặc nhóm.
Bước 4: Nộp hồ sơ
Bạn sẽ phải trực tiếp nộp hồ sơ xin thị thực hoàn chỉnh tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực và tiến hành lấy sinh trắc học.
Lưu ý khi nộp hồ sơ:
- Bạn nên đến trước giờ hẹn 15 phút.
- Bạn phải có mặt trực tiếp để nộp hồ sơ bạn không thể ủy quyền cho người khác đến nộp hồ sơ thay.
- Chỉ người nộp hồ sơ, một phụ huynh / người giám hộ đi cùng trẻ em dưới 18 tuổi mới được phép vào Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực.
- Mang theo đơn khai thị thực, cũng như hộ chiếu hoặc giấy thông hành còn hiệu lực còn ít nhất 2 trang trắng.
- Mang theo tất cả các giấy tờ cần thiết theo danh mục hồ sơ yêu cầu (cả bản gốc và bản copy).
- Trẻ em dưới 18 tuổi phải có người lớn đi cùng và người đi cùng.
- Nếu bạn không thể đến nộp hồ sơ theo lịch đã hẹn, quý khách cần đặt lại lịch hẹn mới sau 24h kể từ ngày lịch hẹn bị nhỡ.
Lưu ý khi lấy sinh trắc học:
- Nếu không có dữ liệu sinh trắc học, hồ sơ của bạn sẽ không được xử lý.
- Bạn sẽ được chụp ảnh và lấy dấu sinh trắc học của 10 đầu ngón tay
- Máy quét vân tay kỹ thuật số thu thập hình ảnh của tất cả 10 ngón tay, không sử dụng mực, chất lỏng hoặc hóa chất và sẽ không để lại dấu vết trên da của bạn.
- Toàn bộ khuôn mặt cần được chụp trong bức ảnh, do vậy bạn không nên đeo kính, để tóc che mắt, đội mũ hoặc choàng khăn hoặc có bất kỳ vật dụng nào che khuất khuôn mặt, cổ (ngoại trừ lý do tôn giáo hay y tế).
- Nếu bạn bị thương ở đầu ngón tay, bạn nên quay trở lại nộp hồ sơ khi vết thương đã lành.
- Đảm bảo rằng bạn không có các hình trang trí tạm thời, như là hình xăm, vì điều này có thể ảnh hưởng đến việc lấy dấu vân tay.
- Vẫn có khả năng việc dấu vân tay cũ không hiện diện trên hệ thống VIS, bạn sẽ được yêu cầu đến trình diện trực tiếp lần thứ hai để lấy lại sinh trắc học mới. Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn có quyền yêu cầu lấy lại dữ liệu sinh trắc học vào ngày nộp hồ sơ.
- Nếu bạn từ 6 đến dưới 18 tuổi, bố mẹ hoặc người giám hộ cần đồng ý và có mặt khi thu thập dữ liệu sinh trắc học.
Đương đơn thuộc các diện sau sẽ được miễn lấy dấu vân tay:
- Trẻ em dưới 12 tuổi với thị thực ngắn hạn và dưới 6 tuổi với thị thực dài hạn
- Người không thể lấy dấu vân tay vì lý do thể chất (trong trường hợp đó, cần có giấy chứng nhận y tế để hỗ trợ yêu cầu này)
- Nguyên thủ quốc gia, thành viên chính phủ của một quốc gia (với phái đoàn công vụ, bao gồm cả vợ/ chồng), có hộ chiếu ngoại giao và đang đi công du cho các mục đích công vụ
- Người đã có thị thực Schengen và lấy dấu vân tay trong vòng 59 tháng gần nhất.
Bước 5: Thanh toán lệ phí
Sau khi đã hoàn thành việc nộp hồ sơ, bạn cần thanh toán phí thị thực .
Khi đến nộp hồ sơ tại trung tâm, bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tại quầy.
Bước 6: Theo dõi tình trạng hồ sơ
Bạn sẽ nhận được thư điện tử thông báo khi hồ sơ của quý khách được trả về trung tâm. Nếu bạn không thể truy cập thư điện tử hoặc muốn có thêm thông tin theo dõi chi tiết, bạn có thể sử dụng dịch vụ theo dõi tiến trình hồ sơ qua tin nhắn được gửi trực tiếp vào điện thoại của bạn.
Bạn cũng có thể theo dõi tình trạng đơn xin thị thực trực tuyến bằng cách sử dụng Số tham chiếu có trên hóa đơn / biên lai do Trung tâm tiếp nhận hồ sơ cấp cùng với họ của bạn để truy cập dịch vụ này.
Bước 7: Nhận lại hộ chiếu theo dõi tình trạng đơn xin thị thực trực tuyến
Sau khi hồ sơ xin thị thực được xét duyệt xong, bạn có thể đến nhận lại hộ chiếu tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực hoặc hộ chiếu của bạn sẽ được gửi trả lại thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh mà bạn đã đăng ký và trả phí.
Nếu bạn trực tiếp đến nhận lại hộ chiếu, vui lòng mang theo hóa đơn đã được cấp tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực và giấy tờ tuỳ thân hợp lệ.
Nếu bạn uỷ quyền cho người đại diện đến lấy hộ chiếu, người đại diện cần mang theo thư ủy quyền được ký bởi quý khách, hóa đơn đã được cấp tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực và giấy tờ tuỳ thân hợp lệ của người được ủy quyền.
